Amennyiben a vállalat rendelkezik akkurátus, jól használható üzleti és pénzügyi tervvel; ha az egyes projektek viszonylatában részletekbe menő akciótervek is rendelkezésére állnak – nos, az már minimum félsiker. Azonban semmilyen üzleti tevékenység nem végezhető kellőképp eredményesen, ha nem monitorozzuk annak minden egyes lépését! (És annál inkább igaz eme állítás, minél nagyobb horderejű projektbe vágunk bele.)
Örvendetes tehát, ha az üzletvitel során tudjuk magunkat tartani egy-egy konzekvens tervhez. Pl. a pénzügyi tervből láthatjuk, hogy negyedévente közelítjük-e a kitűzött célokat; a marketingterv alapján áttekinthetjük, hogy a megcélzott piacon az elvárásainknak megfelelően működik-e a cégünk, stb. Ahhoz viszont, hogy ezeket az előre meghatározott eredményeket valóban, a leírt számoknak megfelelően elérjük, minden apró részfeladatot szigorú kontroll alá kell vonni.
Itt jön a képbe a monitoring.
Monitoring során ugyanis folyamatosan adatot gyűjtünk és rendszerezünk, ami alapján világosan láthatjuk tevékenységünk előrehaladását, eredményességét, az előre meghatározott célok viszonylatában. S mivel a monitoringjelentések jellemzően havi, sőt akár heti rendszerességgel készülnek, így azok nemcsak a rendes döntéshozatalt segítik, de időben rávilágíthatnak a céloktól való eltérésre is, és lehetőséget adnak arra, hogy késedelem nélkül reagáljunk esetleges negatív folyamatokra.
Igen széles azon üzleti helyzetek köre, melyekben szükség lehet a folyamatos monitorozásra:
- Különböző pályázatok alapfeltételéül szabhatják meg, hogy a kivitelezés felügyeletére monitoringrendszert biztosítson a pályázó;
- Amennyiben nagyobb volumenű saját projektbe kezd a vállalat – főleg ha az a korábbi alaptevékenységektől eltér, és ha ezáltal egyre nagyobb mértékűvé válik a vertikális integráció –, szinte kötelező a menedzsment számára a folyamatos monitorozás;
- Finanszírozók bevonásakor a beruházó maga kérheti, hogy rendszeres monitoringriportokból értesülhessen az eredményekről;
- A megváltozott piaci körülmények is teljes körű monitorozásra sarkallhatják a vállalatokat: a jelenlegi járványhelyzetben például még fontosabbá válhat a felesleges kiadások visszafogása, ugyanakkor mivel a fogyasztói szokások is jelentősen változnak, érdemes a kereslet alakulását még mélyrehatóbban tanulmányozni.
A monitoring nem azonos az ellenőrzéssel vagy az értékeléssel. Nem egy újabb pénzügyi kimutatás, melyben pusztán a bevételek és kiadások alakulását követhetjük nyomon. A monitoring minden, az adott tevékenységünk eredményességét illetően kritikus tényezőt figyelemmel kísér: a pénzügyi mutatók mellett a humán erőforrás, a különféle dokumentációk, a célcsoportok, a speciálisan meghatározott indikátorok, a részfolyamatok mind-mind vizsgálat tárgyát képezhetik.
Értelemszerűen minél nagyobb a projekt, annál több információt kell lejegyezni monitoring során. Hogy ne vesszünk el az adatok tengerében, ma már számos nagyszerű eszköz közül válogathatunk: a fejlett adatvizualizációs programok segítenek rendet tenni még a legnagyobb adathalmazban is.
Remekül alkalmazható például a Microsoft üzleti elemző szolgáltatása, a Power BI. Ennek egyik legnagyobb előnye, hogy rendkívül sok input adatforrással kompatibilis, így sok esetben közvetlenül a vállalat adatbázisaira csatlakozva képes szinte teljesen automatizálni a folyamatokat. Hogy a monitoring kellő hatékonyságú legyen, érdemes a már elkészült pénzügyi tervhez bekötni a tény adatforrásokat, amire aztán felépíthető a Power BI-ban a kívánt adatvizualizáció, külön kiemelve a legfontosabb KPI-okat. A szoftver másik nagy előnye, hogy mobiltelefonra optimalizált dashboardok is készíthetők vele, így tényleg bárhol és bármikor elérhetővé válnak a kimutatások.
